La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. También es la mínima unidad contable capaz de resumir un hecho económico. La cuenta contable es la representación valorada en unidades monetarias de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones) y del resultado de la misma (ingresos y egresos), permite el seguimiento de la evolución de los elementos en el tiempo. Por lo tanto, hay tantas cuentas como elementos patrimoniales que tenga la empresa y, en consecuencia, el conjunto de cuentas de una empresa supone una representación completa del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de la empresa.
Las transacciones económicas se recogen en la contabilidad a través de las variaciones en el valor de las distintas cuentas, facilitando el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad. Cada cuenta se configura por un título que hace referencia al elemento que representa, un código numérico que la identifica y un valor de la misma, gráficamente se representan como una T, que recoge las anotaciones o movimientos de la cuenta, donde a la parte izquierda de la T, se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha "crédito" o "haber", sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una pura situación física dentro de la cuenta.
PARTES DE UNA CUENTA
a) DEBE: Es la parte de una cuenta donde se anotan los Débitos o partidas ingresadas.
b) HABER: Es la parte de una cuenta donde se anotan los Créditos o partidas egresadas.
c) SALDO: Es la diferencia entre el Debe y el Haber o viceversa.
- Cuando los DÉBITOS son mayores a los CRÉDITOS su saldo es DEUDOR
- Cuando los CRÉDITOS son mayores a las DÉBITOS su saldo es ACREEDOR
- Cuando los DÉBITOS son iguales a los CRÉDITOS la cuenta está SALDADA
- Las cuentas patrimoniales de ACTIVO tienen SALDO DEUDOR o están SALDADAS
- Las cuentas patrimoniales de PASIVO tienen SALDO ACREEDOR o están SALDADAS
- Las cuentas de PATRIMONIO NETO tienen SALDO ACREEDOR
- Las cuentas de RESULTADO POSITIVO tienen SALDO ACREEDOR
- Las cuentas de RESULTADO NEGATIVO tienen SALDO DEUDOR
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura
CLASIFICACIÓN POR SU FUNCIÓN:
- CUENTAS REALES O DE BALANCE
- CUENTAS NOMINALES, TRANSITORIAS O DE RESULTADO
- CUENTAS DE ORDEN
CLASIFICACIÓN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS
CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR: Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances
CUENTAS AUXILIARES: Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales
CUENTAS REALES O DE BALANCE
Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios.
En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas.
Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografía muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccionó el Estado. Es entonces un Estado Financiero estático.
CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeograbación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".
EN OTRAS PALABRAS:
Hay dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
Los dineros, documentos y bienes que conforman el grupo de cuentas de orden deudoras se manejan como las cuentas de Activo, por lo tanto su saldo es débito.
Ejemplo, Bienes y Valores Entregados en Custodia ó en Garantía.
Los bienes que se han recibido para custodia, manejo o negociación constituyen el grupo de cuentas de orden acreedoras, éstas se manejan como cuentas de Pasivo, por lo cual su saldo es crédito. Ejemplo: Acreedores, Bienes y Valores Recibidos en Custodia.
Es importante destacar que este grupo de cuentas no afectan ni el Activo, ni el Pasivo, ni el Patrimonio.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS REALES O DE BALANCE
Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.
CUENTAS DEL ACTIVO
representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Características:
- Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
- Estar bajo el control de la empresa.
- Generar un derecho de reclamación.
Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas, un poco más adelante.
CUENTAS DEL PASIVO
representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.
Características:
- La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.
- Existe una deuda con un beneficiario cierto.
- Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.
A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.
CUENTAS DEL PATRIMONIO
matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.
Características:
- Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.
- Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
- Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE RESULTADO, NOMINALES O TRANSITORIAS
Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.
CUENTAS DE INGRESOS
Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.
Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.
CUENTAS DE GASTOS
Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.
Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.
CUENTAS DEL COSTO DE VENTAS
Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.
Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.
Las cuentas por cobrar es un concepto de contabilidad donde se registran los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa y para esto existen programas para llevar a cabo las operaciones.
Por lo tanto se dice que esta cuenta presenta el derecho (exigible) que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.
Clasificación de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar pueden clasificarse como de exigencia inmediata: Corto plazo y a largo plazo.
- Corto plazo: Aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año.
- Largo plazo: Su disponibilidad es a más de un año.
Las cuentas por cobrar a corto plazo, deben presentarse en el Estado de Situación Financiera como activo corriente y las cuentas por cobrar a largo plazo deben presentarse fuera del activo corriente. Pueden subclasificarse de acuerdo a su origen en dos grupos que son:
a) A cargo de clientes y b) A cargo de otros deudores
El proceso de cuentas por cobrar
Facturación para la venta de mercaderías que hay en el mercado que uno está comprando
- Pagos
- Nota de Crédito
- Cuentas Incobrables
Se inicia cuando se envía un pedido o cuando se completa la prestación de un servicio; y es responsable de la asignación del precio y de la emisión de una factura al cliente.
Pagos
Es una actividad constante e importante del proceso de las cuentas por cobrar. Al final de las actividades de cobranza de cada día, el departamento de crédito y cobranza determinará si ha llegado o no al objetivo diario, planteado por la gerencia y empresas.
gracias
ResponderBorrar